Cómo migrar una academia online de Hotmart, Tiendup o WordPress a una plataforma propia

Una academia que se muda no pierde su contenido, que suele estar en los archivos originales del docente. Lo que se pone en riesgo son las personas: alumnos que compraron un curso y el lunes no lo encuentran, compras duplicadas, cuentas que quedan huérfanas porque alguien se registró con otro email. Una migración está bien hecha cuando ningún alumno se entera de que existió, salvo por el email que le avisa que sus cursos ya están en la plataforma nueva.

Qué se puede sacar de cada plataforma

Ninguna plataforma de cursos ofrece una mudanza automática hacia afuera. Cada una exporta algo distinto, con su formato y sus errores:

Ninguna exporta contraseñas, y está bien que así sea. Cada alumno recibe un acceso nuevo por email, así que la comunicación es parte de la migración, no un detalle al final.

El caso: Apoyo Escolar RV, de Tiendup y WooCommerce a una plataforma propia

Apoyo Escolar RV prepara a estudiantes para materias de cinco universidades y hoy tiene más de 22.000 estudiantes en su plataforma. Sus ventas históricas estaban repartidas en dos lugares, una tienda en Tiendup y otra en WordPress con WooCommerce, y cada alumno que había comprado en cualquiera de las dos tenía que encontrar sus cursos en la plataforma propia. Cada tienda tenía su propio export, su formato de fechas, su forma de escribir los teléfonos y sus nombres de producto. Estos fueron los pasos.

1. Un solo archivo maestro con un formato común

Los dos orígenes se llevaron a las mismas columnas: número de pedido, fecha, nombre, apellido, email, teléfono, producto y de qué plataforma venía. Guardar el origen de cada fila parece un detalle, pero es lo que después permite rastrear cualquier reclamo hasta el pedido original.

2. Normalizar antes de importar

• Fechas. Un origen las escribía 11/11/2025 00:49:17 y el otro 2025-11-21 00:00. Todas se llevaron al mismo formato.
• Emails. En minúsculas y sin espacios. Es la clave con la que se identifica a cada alumno, y Maria@ y maria@ no pueden ser dos personas.
• Teléfonos. Sin espacios ni guiones y con el código de país.
• Acentos. Uno de los exports llegó con los caracteres rotos por un problema de codificación: “Química” en lugar de “Química”. Si no se corrige, el nombre del producto no coincide con ningún curso.
• Estados. Solo entran los pedidos completados. Un pedido pendiente importado es un acceso regalado.

3. Una tabla que traduce cada producto viejo a un curso nuevo

Es el paso que más decisiones requiere, y las toma la academia, no el equipo técnico. Cada producto de la plataforma anterior se anotó con su identificador, cuántos pedidos y cuántos alumnos únicos tenía, y a qué curso nuevo corresponde. Algunos productos viejos se unificaron en un solo curso nuevo, así que la tabla admite que varios apunten al mismo destino. Todo producto sin correspondencia aparece en un reporte antes de importar, no después.

4. Una persona, una cuenta

Un alumno se busca primero por email, sin distinguir mayúsculas ni acentos. Si no aparece, se busca por teléfono, porque la misma persona pudo haber comprado con dos emails distintos en dos tiendas. Solo si no aparece por ninguna de las dos se crea una cuenta nueva.

5. Ensayo en seco

La migración completa se corre primero en modo de prueba, sin escribir nada. Devuelve cuántas cuentas se crearían, cuántas ya existían, cuántas compras se agregarían y qué productos quedaron sin curso. Se corre, se corrige la tabla, se vuelve a correr, hasta que el reporte no tenga sorpresas.

6. Importar por partes y avisar sin saturar

La importación real procesa los pedidos de a 100. Los emails salen en tandas de 10 cada 600 milisegundos, por debajo del límite de pedidos por segundo del proveedor de envíos: disparar miles de emails juntos hace que el proveedor los rechace, y un alumno que no recibió el aviso escribe a soporte. Hay dos mensajes distintos: quien no tenía cuenta recibe su acceso, y quien ya la tenía recibe el aviso de que sus cursos de la plataforma anterior ya están disponibles. Cada email que falla queda registrado para reenviarlo.

7. Una segunda pasada para lo que entró durante la transición

Mientras se preparaba la migración, las tiendas anteriores siguieron vendiendo. Esas ventas se exportaron después y se agregaron con el mismo proceso. Como el script reconoce las compras que ya existen, correrlo dos veces no duplica nada.

Video: dos formatos conviviendo por un tiempo

El contenido es la parte fácil si se tienen los originales, y la única que no se puede reconstruir si no. Conseguí los archivos originales antes de dar de baja cualquier cuenta.

Mover video entre proveedores también es una migración. En Apoyo Escolar RV el video pasó por más de un servicio de streaming, y durante esos cambios convivieron clases ya convertidas con MP4 del sistema anterior. El reproductor tiene que soportar los dos formatos, con enlaces que vencen en ambos casos, hasta que la conversión termine.

Checklist antes de la fecha de corte

1. Originales de todos los videos y materiales descargados y verificados.
2. Exports de ventas e inscriptos de cada plataforma, con fecha y hora de corte anotada.
3. Tabla producto viejo → curso nuevo revisada y aprobada por la academia.
4. Ensayo en seco sin productos huérfanos ni errores sin explicar.
5. Emails de acceso redactados, probados y con el remitente autenticado para no caer en spam.
6. Enlaces de compra en redes, anuncios, emails y biografía listos para cambiar.
7. Redirecciones 301 de las URLs viejas, si estaban en tu dominio.
8. Plan para las suscripciones activas: dejarlas vencer o pedir que se vuelvan a suscribir.
9. Soporte reforzado la primera semana: van a llegar consultas aunque todo salga bien.
10. La plataforma anterior activa unas semanas más, en solo lectura, por si hace falta rescatar un dato.

Después de migrar

Mudarse es la excusa para resolver lo que la plataforma anterior no dejaba: medios de pago locales, recorridos por institución y materia, entregas corregidas por docentes, un asistente de IA sobre el material. Lo que se puede construir y cuándo conviene está en desarrollo de plataformas educativas a medida.