الأتمتة بالذكاء الاصطناعي لشركات التوزيع والبيع بالجملة
في شركة التوزيع تصل الطلبات عبر واتساب في كل ساعة: نصًا ورسائل صوتية وصورًا لقوائم مكتوبة بخط اليد. ثم ينسخها أحدهم إلى النظام، في فترة ما بعد الظهر غالبًا، ومن حين لآخر يضيع طلب بين الرسائل.
والتكلفة ليست ساعة النسخ فحسب: بل الطلب الذي وصل مساء الخميس وأُدخل يوم الأحد، وخطأ الكتابة الذي تسبّب في مرتجع، وسجل الطلبات الذي يعيش على الهواتف الشخصية لثلاثة مندوبين.
إجابة مختصرة
في شركة التوزيع، أكثر العمليات عائدًا هي استقبال الطلبات: فهم الطلب الوارد عبر واتساب، والتحقق من المخزون ومن سعر ذلك العميل تحديدًا، وإدخاله إلى نظام ERP فورًا. ما بين 60% و85% يُحلّ ذاتيًا؛ أما الخصم خارج السياسة والعميل المتأخر في السداد فيُحالان دائمًا إلى شخص.
ما الذي نؤتمته أولًا
01
استقبال الطلبات عبر واتساب
يفسّر النص والرسائل الصوتية والصور، ويحلّ عبارة «الأصناف المعتادة» بالرجوع إلى سجل ذلك العميل، ويؤكّد قبل الإدخال.
02
التحقق من المخزون والسعر
مقابل نظام ERP وقائمة أسعار ذلك العميل، بما في ذلك شروط السداد وحالة الحساب.
03
الإدخال في نظام ERP
بكل الحقول التي يطلبها النظام ولا يذكرها العميل أبدًا: المستودع وقائمة الأسعار والشروط ومركز التكلفة.
04
متابعة التسليم والشكاوى
يجيب عن حالة الطلب وموعد التسليم، ويجهّز شكوى مكتملة المعلومات حين يصل شيء على غير ما ينبغي.
بماذا يُربط
- نظام ERP
- واجهة واتساب للأعمال (WhatsApp Business API)
- نظام المخزون والمستودعات
- قوائم الأسعار الخاصة بكل عميل
- النقل والخدمات اللوجستية
ما الذي يبقى باعتماد بشري
- أي خصم خارج السياسة السارية.
- العملاء المتأخرون في السداد أو أصحاب الحسابات الموقوفة.
- فتح ملفات عملاء جدد بلا حساب.
- الشكاوى والعملاء الغاضبون، فورًا.
من أين تبدأ
- 01التأكد مما إذا كان نظام ERP يتيح واجهة برمجية وبيئة اختبار. وهي المعلومة الأكثر تأثيرًا في الميزانية.
- 02تصدير ثلاثة أشهر من المحادثات الحقيقية لبناء مجموعة التقييم من طلبات فعلية.
- 03البدء بوضع مساعِد: الوكيل يجهّز الطلب ويؤكده شخص قبل الإدخال.
- 04الانتقال إلى الإدخال التلقائي حسب نوع الطلب، بقدر ما تدعمه الأرقام.
متى لا يستحق الأمر
- إذا لم يكن الكتالوج موحّدًا وظهر المنتج نفسه بثلاثة أكواد مختلفة، فابدأ بذلك. الوكيل يضخّم أي فوضى في ملف الأصناف.
- إذا كنت تبيع أقل من خمسين طلبًا أسبوعيًا، فالمندوب يُدخلها أسرع مما يكلّفه المشروع.
- إذا كان كل طلب يحتاج إلى دراسة هندسية أو تسعيرة خاصة، فهذا ليس استقبال طلبات بل بيعًا استشاريًا، وهو لا يُؤتمت.
أسئلة ذات صلة
- ماذا لو أساء فهم طلب؟
- يؤكّد دائمًا مع العميل قبل الإدخال، وبمصطلحات العميل لا بالأكواد الداخلية. وحين يتساوى احتمال منتجَين، يسأل بدل أن يختار: فالمرتجع أغلى بكثير من عشرين سؤالًا.
- هل يعمل مع الطلبات الصوتية؟
- نعم، وهي حصة كبيرة من الحجم الحقيقي. ويُصحَّح التفريغ النصي بالرجوع إلى الكتالوج، لأن أسماء المنتجات الخاصة بالشركة تُفرَّغ بصورة رديئة. أما الكميات المأخوذة من رسالة صوتية فتُؤكَّد دائمًا مع العميل قبل الإدخال، دون استثناء.
الخطوة التالية
أخبرنا أي عملية تلتهم شهرك.
ثلاثون دقيقة، بلا التزام. تخرج منها بخريطة للعملية وتقدير لما يمكن أتمتته. وإن لم نرَ حالة تستحق، نقولها لك في المكالمة نفسها.
- البريد
- hello@vantalogics.com
- الرد
- خلال أقل من 24 ساعة عمل
- طريقة العمل
- عن بُعد · الخليج وإسبانيا والولايات المتحدة وأمريكا اللاتينية
- اللغات
- العربية والإنجليزية والإسبانية